Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trong quá trình làm việc, vì lý do nào đó mà người lao động phải nghỉ việc tại công ty và dừng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội. Khi đó công việc rất quan trọng của doanh nghiệp chính là chốt sổ BHXH. Vậy hồ sơ, thủ tục khi tiến hành chốt sổ BHXH như thế nào? Nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn và chưa biết phải thực hiện thế nào đúng quy định. Kế toán Thành Khang sẽ hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trong bài viết sau đây.

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội, chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc phối hợp giữa người, tổ chức sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc hoặc xin thôi việc theo quy định của Pháp Luật.

2. Khi nào cần chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện khi: 

• Khi người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
• Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với cơ quan cũ.

Căn cứ Khoản 3 Điều 47 Luật Lao động số 10/2012/QH13 khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có nghĩa vụ:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

3. Điều kiện để chốt được sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ BHXH khi đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc.

4. Thủ tục chốt sổ BHXH (dành cho người sử dụng lao động)

Trước khi tiến hành thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động, doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm lao động tham gia BHXH: 

Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-LT theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959).
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hơp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

Hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Sau khi báo giảm BHXH thành công chúng ta tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH

Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Hồ sơ chốt sổ BHXH bao gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
• Tờ bìa sổ BHXH
• Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
• Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan bảo hiểm xã hội

Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn) cho cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.

5. Thời gian thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.

Sau khi bên cơ quan bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.

Trên đây là thông tin cần thiết về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và hình thức nộp hồ sơ báo chốt BHXH. Nếu còn thắc mắc về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội hay bất kỳ vấn đề pháp lý nào, bạn hãy liên hệ ngay đến hotline của kế toán Thành Khang để được tư vấn hỗ trợ trực tiếp.