Một số lưu ý pháp lý về việc sử dụng hoá đơn điện tử

Kính gửi Quý Doanh Nghiệp!

“Theo ông Nguyễn Nam Bình, cục phó Cục Thuế TP.HCM, hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. Bên mua vào đường link tra cứu thấy hiện ra file PDF tưởng là hóa đơn thật nhưng thực ra không phải . File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn... thì mới được coi là hóa đơn điện tử”.  Hóa đơn là phần chứng từ quan trọng nhất của doanh nghiệp, là tài sản của doanh nghiệp. Do vậy, Quý khách hàng có trách nhiệm lưu trữ. TKC xin tư vấn một số giải pháp nhận biết và lưu trữ hóa đơn điện tử:

Giải pháp nhận biết và cách để lưu trữ hoá đơn điện tử

1. Kiểm tra nhà cung cấp và thông tin pháp lý hóa đơn: TẠI ĐÂY Mọi thông tin của nhà cung cấp đều thể hiện

2. Kiểm tra và nhận hóa đơn điện tử khi nhận: Khi nhận được  mail hóa đơn phải dowload file đuôi XML về lưu( đó mới là hóa đơn điện tử mang tính pháp lý) sau đó có thể chuyển qua file pdf để in ấn sử dụng. Phải kí nhận bằng cách kí điện tử bên mua trên hóa đơn.

3. Làm sao để xác định xml đó là đúng: File XML phải có chữ ký số và dữ liệu trên file XML phải được mã hóa cùng với seri của token để thành chữ ký số trên XML. Nếu thiếu sẽ bị loại chi phí và phạt tính lãi suất.

4. Giao nhận với TKC: Đến kỳ kê khai thuế khách hàng in hóa đơn điện tử hoặc gửi mail file pdf chúng tôi kê khai. Quý khách hàng cam kết nội dung như hóa đơn gốc xml.

5. Lưu trữ: ( bắt buộc lưu tất cả).

• Tạo folder lưu file gốc XML và file PDF trên máy vi tính
• Tạo email chỉ dùng để lưu hóa đơn điện tử
• Lưu trữ trên hệ thống mạng ……
• Liên hệ bên thứ 3 cam kết lưu trữ trong nhiều năm => Liên hệ TKC tư vấn thêm nếu thấy cần thiết.   

Dịch vụ chữ ký số tại Kế Toán Thành Khang

Mọi ý kiến thắc mắc hay cần tư vấn hỗ trợ thêm về các vấn đề liên quan chữ ký số. Bạn vui lòng liên hệ tới Kế Toán Thành Khang TKC. Nếu có nhu cầu mua chữ ký số vui lòng gọi chúng tôi ngay để được giá tốt nhất, chiết khấu cao.

Trân trọng !

Tư vấn viên: Trần Tú Huyên (Mrs Huyên)
Điện thoại: 0909 751 711 (Zalo/Viber)