Hướng dẫn đăng ký mới bảo hiểm xã hội

Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ thủ tục đăng ký mới BHXH, đặc biệt là các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Bài viết sau đây kế toán Thành Khang (TKC) sẽ hướng dẫn chi tiết về đăng ký mới bảo hiểm xã hội.

1. Quy định chung về bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội là gì?

Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Phân loại bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội bao gồm 2 loại là:

+ Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.

+ Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội do nhà nước tổ chức mà người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình và nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền đóng bảo hiểm xã hội để người tham gia hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.

Các chế độ bảo hiểm xã hội

Theo Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì chế độ bảo hiểm bao gồm:

+ Bảo hiểm xã hội bắt buộc có các chế độ sau đây: Ốm đau; Thai sản; Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Hưu trí; Tử Tuất.

NLĐ tham gia BHXH bắt buộc được giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện tương ứng theo quy định của pháp luật.

+ Bảo hiểm xã hội tự nguyện có các chế độ sau đây: Hưu trí; Tử tuất

Quyền lợi khi tham gia BHXH

Khi tham gia bảo hiểm xã hội, NLĐ sẽ được hưởng những quyền lợi sau:

+ Được tham gia và hưởng các chế độ theo Luật BHXH.

+ Được cấp và quản lý sổ BHXH và nhận lại sổ khi không còn làm việc.
+ Nhận lương hưu và trợ cấp đầy đủ, kịp thời theo các hình thức sau: nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ được ủy quyền; nhận thông qua tài khoản tiền gửi của người lao động mở tại ngân hàng; nhận thông qua công ty, tổ chức nơi làm việc hay người sử dụng lao động.

+ Hưởng bảo hiểm y tế trong các trường hợp: đang hưởng lương hưu, nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản, nhận con nuôi, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hay trợ cấp ốm đau.

+ Chủ động đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động và được thanh toán chi phí giám định y khoa nếu đủ điều kiện hưởng BHXH.

+ Ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH cho người khác.

+ Được cung cấp thông tin về đóng BHXH theo định kỳ; yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp thông tin về việc đóng và quyền được hưởng các chế độ của BHXH.

+ Người tham gia được khiếu nại, tố cáo và khởi kiện BHXH theo quy định pháp luật.

2. Thủ tục tham gia BHXH cho doanh nghiệp và NLĐ mới

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với NLĐ

Theo quy định tại quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:

• Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS).
• Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi.
• NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với các doanh nghiệp

• Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS
• Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02 – TS)
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS)

Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH.
• Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
• Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH.
• Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn.

Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm:

• Hợp đồng lao động ký với NLĐ
• Sổ hộ khẩu, chứng minh thư/căn cước công dân của NLĐ.

3. Các bước thực hiện thủ tục đăng ký mới BHXH cho doanh nghiệp

Thủ tục tham gia BHXH lần đầu gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu.
• Bước 2: Trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm. Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị.
• Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.
• Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH.
• Bước 5: Sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.

4. Các hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bản cứng hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu:

• Đối với hồ sơ giấy (bản cứng): nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định và việc nộp hồ sơ sẽ hoàn toàn miễn phí.
• Đối với giao dịch điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử, chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai là có thể nộp hồ sơ một cách đơn giản và dễ dàng.

Trên đây kế toán Thành khang đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn về cách thức đăng ký mới bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp và người lao động. Nếu doanh nghiệp có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về dịch vụ đăng ký mới bảo hiểm xã hội hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.