QUY ĐỊNH MỚI NHẤT VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG DOANH NGHIỆP
Từ ngày 01/01/2021 khi mà Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thì các qui định pháp lý con dấu cũng có nhiều thay đổi đáng kể. Đây được coi là bước tiến trong tiến trình đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến pháp lý doanh nghiệp
Vậy con dấu pháp nhân ( con dấu doanh nghiệp ) mang tính pháp lý thì có những quy định và thay đổi đáng kể nào cần lưu ý ? Kế Toán Thành Khang TKC sẽ chia sẻ cụ thể
1. Các loại con dấu doanh nghiệp hiện nay
Con dấu thông tin, mã số thuế, địa chỉ công ty: Trên con dấu này đã được khắc sẵn mọi thông tin cần thiết rất tiện dụng, giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm việc. Những văn bản nào cần in thông tin doanh nghiệp hay mã số thuế, người dùng chỉ cần đóng dấu là xong. Con dấu này chỉ mang tính thông tin doanh nghiệp.
Con dấu tên kèm chữ ký trong doanh nghiệp: Loại dấu này phù hợp với những nhân viên ở vị trí đặc thù như: nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên mua hàng,.. Việc sử dụng con dấu kèm chữ ký tên sẽ giúp xử lý công việc gọn nhẹ hơn.
Con dấu chức danh dành cho ban lãnh đạo: Hiện nay, tuy không có quy định nào giới hạn đối tượng được phép sử dụng con dấu chức danh. Nhưng thông thường, loại dấu này được dành cho các cấp chủ tịch, (phó) giám đốc, (phó) trưởng phòng, trưởng dự án,…
Con dấu pháp nhân doanh nghiệp: Đây là con dấu quan trọng nhất của công ty, là công cụ được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của đơn vị. Con dấu có ý nghĩa thể hiện giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp ban hành. Có thể hiểu rằng, những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới xem là có hiệu lực đối với bên ngoài. Con dấu này mang tính pháp lý.
.jpg)
2. Quy định chung hiện nay về con dấu tại doanh nghiệp
Trong bài viết này Kế Toán Thành Khang TKC xin chia sẻ các vấn đề liên quan đến con dấu pháp nhân mang tính pháp lý của doanh nghiệp( dấu tròn).
Căn cứ:
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
- Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020."
- Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP
- Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP
Từ năm 2021 cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin điện tử, yêu cầu nhanh chóng trong kinh doanh nên thủ tục hành chánh về con dấu cũng được thông thoáng hơn, cụ thể: theo điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 thì con dấu tồn tại dưới 02 hình thức:
Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu: Đơn vị tự khắc theo hình dáng, số lượng, kích thước của công ty mong muốn tại các đơn vị khắc dấu. Không cần làm thủ tục công bố như trước
Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet(Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
3. Các quy định về việc sử dụng và bảo quản con dấu
Thẩm quyền quyết định
Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu như sau:
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân.
Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh,
Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP)
Mẫu con dấu công ty
Mẫu con dấu công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Nội dung con dấu
Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP
Những điều cấm về con dấu
Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.
Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu
Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp.
Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.
Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (nội dung này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014).
Có thể thấy với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.
Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, việc thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc hiện nay.
Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.
Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.
Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.
Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Quy chế công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Quy chế công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.
Quý doanh nhân còn thắc mắc về pháp lý, kế toán thuế, bảo hiểm xã hội, và vay vốn ngân hàng vui lòng liên hệ:
KẾ TOÁN THÀNH KHANG TKC - Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế
VPGD: 102 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TPHCM
Website: www.thanhkhang.vn
Fanpage facebook: Kế Toán Thành Khang TKC
Email: cskh@thanhkhang.vn
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
