Danh Mục Dịch Vụ

KÝ HĐĐT CHẬM 1 NGÀY CÓ BỊ PHẠT? NHỮNG THAY ĐỔI QUAN TRỌNG TỪ NGÀY 01/6/2025

Thời điểm ký hóa đơn điện tử là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong bối cảnh áp dụng hóa đơn điện tử rộng rãi. Câu hỏi "ký hóa đơn điện tử chậm 1 ngày có bị phạt không?" đã trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt với những thay đổi mới nhất trong quy định pháp luật.

Bài viết này sẽ làm rõ vấn đề trên, có tính đến các cập nhật quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).

1. Thời điểm ký số và Thời điểm lập hóa đơn: Một sự khác biệt

Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm dữ liệu hóa đơn được tạo ra trên hệ thống, phản ánh thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Đây là yếu tố quan trọng để xác định kỳ tính thuế, thời điểm kê khai thuế.
Thời điểm ký số hóa đơn: Là thời điểm chữ ký số được gắn vào hóa đơn điện tử, xác thực tính toàn vẹn và hợp lệ của hóa đơn.

Trước đây (trước 01/06/2025), quy định pháp luật không giới hạn cụ thể khoảng thời gian chênh lệch giữa thời điểm lập và thời điểm ký số. Miễn là ngày lập hóa đơn đúng với thời điểm phát sinh nghiệp vụ, và ngày ký số không được trước ngày lập, thì hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ. Do đó, việc ký số chậm hơn 1 ngày so với ngày lập thường không bị coi là vi phạm nghiêm trọng và không trực tiếp bị phạt.

2. Thay đổi then chốt từ 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Đây chính là điểm mấu chốt và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP), một quy định mới đã được ban hành, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, như sau:

Thời gian ký số hóa đơn điện tử không được vượt quá một (01) ngày so với thời điểm lập hóa đơn.

Điều này có nghĩa là:

Nếu bạn lập hóa đơn vào ngày 1 tháng 6, thì bạn phải hoàn tất việc ký số hóa đơn đó chậm nhất là trong ngày 2 tháng 6.
Nếu bạn lập hóa đơn vào ngày A, bạn phải ký số hóa đơn đó chậm nhất vào cuối ngày A+1.

hddt

3. "Ký hóa đơn điện tử chậm 1 ngày" – Phân tích theo quy định mới

Với quy định mới từ 01/06/2025:

Nếu bạn lập hóa đơn vào ngày 1 và ký số vào ngày 2: Đây vẫn là trường hợp hợp lệ, vì thời gian ký số không vượt quá 1 ngày so với thời điểm lập (chỉ chậm 1 ngày).

Nếu bạn lập hóa đơn vào ngày 1 nhưng đến ngày 3 (hoặc các ngày sau đó) mới ký số: Trường hợp này đã vi phạm quy định mới, vì thời gian ký số đã vượt quá 1 ngày so với thời điểm lập.

4. Vậy, có bị phạt khi ký chậm quá 1 ngày không?

Khi việc ký số hóa đơn điện tử vượt quá giới hạn 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hành vi này sẽ được coi là không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.

Mặc dù Nghị định 70/2025/NĐ-CP đặt ra giới hạn thời gian, nhưng các chế tài xử phạt cụ thể cho hành vi "ký số chậm quá 1 ngày" sẽ căn cứ vào các quy định hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, đặc biệt là Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Việc ký số không đúng thời hạn quy định có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là lập không đúng thời điểm quy định, hoặc không đúng quy định về hình thức, nội dung nếu việc chậm ký số ảnh hưởng đến việc chuyển giao hoặc giá trị pháp lý của hóa đơn. Các mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm, số lượng hóa đơn và hậu quả gây ra.

5. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các rủi ro phạt:

Nắm vững quy định mới: Đảm bảo toàn bộ đội ngũ liên quan đến lập và ký hóa đơn điện tử hiểu rõ quy định về giới hạn 1 ngày.
Tối ưu hóa quy trình nội bộ: Rà soát và điều chỉnh quy trình lập, duyệt, và ký hóa đơn để đảm bảo việc ký số diễn ra kịp thời, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Kiểm tra hệ thống: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử hoặc giải pháp tích hợp của bạn có thể xử lý việc ký số một cách tự động và nhanh chóng, hoặc có cơ chế cảnh báo khi thời gian ký số vượt quá giới hạn.
Phòng ngừa sự cố: Chuẩn bị các phương án dự phòng cho trường hợp hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc lỗi đường truyền có thể gây chậm trễ trong việc ký số.

Kể từ ngày 01/06/2025, việc ký hóa đơn điện tử chậm quá 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn sẽ được coi là vi phạm quy định. Doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh quy trình và hệ thống để đảm bảo tuân thủ, tránh những rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có từ cơ quan thuế.

Chia sẻ qua:

Đặt dịch vụ

KẾ TOÁN THÀNH KHANG TKC

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ THÀNH KHANG - Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế
VP Hồ Chí Minh: Căn 1.07,(Tầng 1( Trệt)+ Lửng), Tháp B, Chung cư Prosper Plaza, 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
VP Bảo Lộc: 18 Cao Bá Quát, Phường Lộc Phát, Thành Phố Bảo Lộc, Tỉnh Lâm Đồng

Website: www.thanhkhang.vn
Email: ketoanthanhkhang@gmail.com
Fanpage facebook: Kế Toán Thành Khang TKC
Nhóm tư vấn nghiệp vụ qua Zalo TẠI ĐÂY
Nhóm cộng tác viên TKC TẠI ĐÂY

THÀNH KHANG - chất lượng chuyên nghiệp, giải pháp tối ưu!
Đến với THÀNH KHANG quý khách không đi lại, không đợi chờ, được tư vấn và thực hiện tận nơi!