Thời điểm ký hóa đơn điện tử là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong bối cảnh áp dụng hóa đơn điện tử rộng rãi. Câu hỏi "ký hóa đơn điện tử chậm 1 ngày có bị phạt không?" đã trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt với những thay đổi mới nhất trong quy định pháp luật.
Bài viết này sẽ làm rõ vấn đề trên, có tính đến các cập nhật quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).
Trước đây (trước 01/06/2025), quy định pháp luật không giới hạn cụ thể khoảng thời gian chênh lệch giữa thời điểm lập và thời điểm ký số. Miễn là ngày lập hóa đơn đúng với thời điểm phát sinh nghiệp vụ, và ngày ký số không được trước ngày lập, thì hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ. Do đó, việc ký số chậm hơn 1 ngày so với ngày lập thường không bị coi là vi phạm nghiêm trọng và không trực tiếp bị phạt.
Thời gian ký số hóa đơn điện tử không được vượt quá một (01) ngày so với thời điểm lập hóa đơn.
Điều này có nghĩa là:
Nếu bạn lập hóa đơn vào ngày 1 và ký số vào ngày 2: Đây vẫn là trường hợp hợp lệ, vì thời gian ký số không vượt quá 1 ngày so với thời điểm lập (chỉ chậm 1 ngày).
Nếu bạn lập hóa đơn vào ngày 1 nhưng đến ngày 3 (hoặc các ngày sau đó) mới ký số: Trường hợp này đã vi phạm quy định mới, vì thời gian ký số đã vượt quá 1 ngày so với thời điểm lập.
Khi việc ký số hóa đơn điện tử vượt quá giới hạn 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hành vi này sẽ được coi là không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
Mặc dù Nghị định 70/2025/NĐ-CP đặt ra giới hạn thời gian, nhưng các chế tài xử phạt cụ thể cho hành vi "ký số chậm quá 1 ngày" sẽ căn cứ vào các quy định hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, đặc biệt là Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Việc ký số không đúng thời hạn quy định có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là lập không đúng thời điểm quy định, hoặc không đúng quy định về hình thức, nội dung nếu việc chậm ký số ảnh hưởng đến việc chuyển giao hoặc giá trị pháp lý của hóa đơn. Các mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm, số lượng hóa đơn và hậu quả gây ra.
Kể từ ngày 01/06/2025, việc ký hóa đơn điện tử chậm quá 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn sẽ được coi là vi phạm quy định. Doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh quy trình và hệ thống để đảm bảo tuân thủ, tránh những rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có từ cơ quan thuế.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ THÀNH KHANG - Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế
VP Hồ Chí Minh: Căn 1.07,(Tầng 1( Trệt)+ Lửng), Tháp B, Chung cư Prosper Plaza, 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
VP Bảo Lộc: 18 Cao Bá Quát, Phường Lộc Phát, Thành Phố Bảo Lộc, Tỉnh Lâm Đồng
THÀNH KHANG - chất lượng chuyên nghiệp, giải pháp tối ưu!
Đến với THÀNH KHANG quý khách không đi lại, không đợi chờ, được tư vấn và thực hiện tận nơi!