Danh Mục Dịch Vụ

Cách xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định mới nhất

Xuất hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật thuế mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị xử phạt, truy thu thuế và ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn nhầm lẫn giữa thời điểm giao hàng – thời điểm thu tiền – thời điểm hoàn thành dịch vụ, dẫn đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cách xuất hóa đơn đúng thời điểm theo từng trường hợp cụ thể, căn cứ pháp lý rõ ràng, dễ áp dụng và phù hợp với thực tiễn kế toán – thuế hiện nay.

I. Xuất hóa đơn đúng thời điểm là gì?

Xuất hóa đơn đúng thời điểm là việc người bán lập và giao hóa đơn cho người mua đúng mốc thời gian mà pháp luật quy định, tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ, phương thức thanh toán và tính chất hợp đồng.

Theo quy định, thời điểm xuất hóa đơn không phụ thuộc hoàn toàn vào việc đã thu được tiền hay chưa, mà phụ thuộc chủ yếu vào:

Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa
Thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ
Thời điểm thu tiền (trong một số trường hợp đặc thù)

II. Căn cứ pháp lý về thời điểm xuất hóa đơn

Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi:

Luật Quản lý thuế 2019
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thông tư 78/2021/TT-BTC
Các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế

Trong đó, Điều 9 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP là căn cứ quan trọng nhất quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại giao dịch.

III. Cách xuất hóa đơn đúng thời điểm đối với bán hàng hóa

3.1. Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa

Theo quy định:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Như vậy:

Đã giao hàng → phải xuất hóa đơn
Chưa giao hàng → chưa xuất hóa đơn, kể cả đã nhận tiền (trừ trường hợp đặc biệt)

3.2. Một số tình huống thường gặp

Giao hàng trước – thu tiền sau:
→ Xuất hóa đơn ngay khi giao hàng
Thu tiền sau nhiều đợt:
→ Không chờ thu đủ tiền mới xuất hóa đơn
Hợp đồng ghi “thanh toán sau 30 ngày”:
→ Không ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn

Sai lầm phổ biến: Doanh nghiệp chờ khách thanh toán xong mới xuất hóa đơn → sai quy định.

IV. Cách xuất hóa đơn đúng thời điểm đối với cung ứng dịch vụ

4.1. Nguyên tắc chung

Theo Nghị định 123:

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

4.2. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ

Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ, thì:
Phải xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền

Ví dụ:

Thu tiền tư vấn trước 100% → xuất hóa đơn ngay khi thu tiền
Thu tiền theo từng giai đoạn → xuất hóa đơn theo từng lần thu

Riêng đặt cọc để đảm bảo hợp đồng (không nhằm thanh toán dịch vụ) thì chưa phải xuất hóa đơn.

V. Thời điểm xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc, tạm ứng

5.1. Đặt cọc

Mục đích: bảo đảm thực hiện hợp đồng
Không phải là khoản thanh toán

Không phải xuất hóa đơn, chỉ lập:

Phiếu thu
Chứng từ nhận tiền
Biên bản đặt cọc

Chỉ khi đặt cọc được chuyển thành tiền thanh toán → mới xuất hóa đơn.

5.2. Tạm ứng

Tạm ứng để thực hiện hợp đồng
Chưa xác định chính xác giá trị nghiệm thu

Chưa xuất hóa đơn
Xuất hóa đơn khi:

Nghiệm thu khối lượng
Quyết toán giá trị thực tế

VI. Cách xuất hóa đơn đúng thời điểm đối với xây dựng – lắp đặt

6.1. Xây dựng có nghiệm thu từng phần

Thời điểm xuất hóa đơn: thời điểm nghiệm thu khối lượng hoàn thành
Nếu nghiệm thu theo giai đoạn → xuất hóa đơn theo từng giai đoạn

6.2. Xây dựng trọn gói

Xuất hóa đơn khi:
- Công trình hoàn thành
- Hoặc nghiệm thu, bàn giao theo hợp đồng

Không xuất hóa đơn theo tiến độ thu tiền nếu chưa nghiệm thu.

VII. Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng xuất khẩu

Thời điểm xuất hóa đơn: thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan
Không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền ngoại tệ

Hóa đơn xuất khẩu có thể:

Lập trước hoặc sau ngày thông quan
Nhưng phải phù hợp với hồ sơ hải quan và hợp đồng

VIII. Hậu quả khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng:

8.1. Bị xử phạt vi phạm hành chính

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Phạt từ 4 – 8 triệu đồng nếu xuất hóa đơn sai thời điểm
Phạt cao hơn nếu dẫn đến trốn thuế, chậm nộp thuế

8.2. Bị ấn định thuế

Doanh thu ghi nhận không đúng kỳ
Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính
Tăng nguy cơ bị thanh tra, kiểm tra thuế

IX. Một số lưu ý quan trọng để xuất hóa đơn đúng thời điểm

Đọc kỹ bản chất giao dịch, không chỉ nhìn vào dòng “đã thu tiền”
Phân biệt rõ:
- Đặt cọc
- Tạm ứng
- Thanh toán
Soạn hợp đồng rõ ràng về:
- Thời điểm giao hàng
- Thời điểm nghiệm thu
- Phương thức thanh toán
Phối hợp chặt chẽ giữa:
- Kế toán
- Kinh doanh
- Bộ phận giao nhận

X. Kết luận

Xuất hóa đơn đúng thời điểm là nguyên tắc cốt lõi nhưng thường bị xem nhẹ trong hoạt động kế toán – thuế. Doanh nghiệp muốn làm ăn bền vững, hạn chế rủi ro pháp lý thì cần:

Hiểu đúng quy định
Áp dụng đúng từng tình huống
Không chạy theo thói quen “thu tiền rồi mới xuất hóa đơn”

Làm đúng ngay từ đầu tuy chậm hơn, nhưng an toàn – minh bạch – lâu dài.

nguồn: mva.vn

Chia sẻ qua:

Đặt dịch vụ

KẾ TOÁN THÀNH KHANG TKC

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN THÀNH KHANG - Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế
VP Hồ Chí Minh: Lầu 2 Số 139 Nguyễn Thị Thập, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP.HCM
VP Bảo Lộc: 18 Cao Bá Quát, Phường Lộc Phát, Thành Phố Bảo Lộc, Tỉnh Lâm Đồng

Website: www.thanhkhang.vn
Email: ketoanthanhkhang@gmail.com
Fanpage facebook: Kế Toán Thành Khang TKC
Nhóm tư vấn nghiệp vụ qua Zalo TẠI ĐÂY
Nhóm cộng tác viên TKC TẠI ĐÂY

THÀNH KHANG - chất lượng chuyên nghiệp, giải pháp tối ưu!
Đến với THÀNH KHANG quý khách không đi lại, không đợi chờ, được tư vấn và thực hiện tận nơi!