Danh Mục Dịch Vụ

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý VỀ THỜI ĐIỂM KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số điểm về thời điểm ký số để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và thuận lợi trong hoạt động kê khai, quản lý.

1. Ngày ký số phải bằng hoặc sau ngày lập hóa đơn

Đây là nguyên tắc cơ bản và bắt buộc. Về mặt logic và kỹ thuật, chữ ký số chỉ có thể được gắn vào hóa đơn sau khi hóa đơn đó đã được lập (tạo ra dữ liệu). Không thể có trường hợp ngày ký số trước ngày lập hóa đơn.

2. Thời điểm kê khai thuế xác định theo "Ngày lập hóa đơn"

Theo Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế của người bán vẫn là thời điểm lập hóa đơn. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của "ngày lập hóa đơn" trong việc xác định nghĩa vụ thuế.

Đối với người mua, thời điểm kê khai thuế là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Tuy nhiên, nếu hóa đơn có ngày ký khác ngày lập, một số hướng dẫn (như Công văn 1586/TCT-CS của Tổng cục Thuế) có thể nêu rằng bên mua sẽ kê khai theo ngày ký hóa đơn. Do đó, để tránh rủi ro cho người mua, việc ký hóa đơn càng sớm càng tốt sau khi lập là cần thiết.

thoidiemlaphoadon

3. Quy định mới từ 01/06/2025: Thời gian ký số không quá 01 ngày so với ngày lập hóa đơn (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Một điểm cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là quy định mới có hiệu lực từ 01/06/2025 tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Theo đó, thời gian ký số hóa đơn điện tử sẽ không được vượt quá một (01) ngày so với thời điểm lập hóa đơn.

Điều này có nghĩa là, nếu bạn lập hóa đơn vào ngày A, thì bạn phải ký số hóa đơn đó chậm nhất là vào ngày A+1. Đây là một sự thắt chặt hơn so với quy định hiện hành (trước 01/06/2025) vốn không giới hạn khoảng thời gian này, miễn là ngày ký số không trước ngày lập.

4. Rủi ro chậm chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Mặc dù việc ngày ký khác ngày lập không trực tiếp bị phạt, nhưng nếu việc ký số bị trì hoãn dẫn đến việc chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã hoặc không mã), doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.

5. Đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn

Chữ ký số có vai trò xác thực người lập hóa đơn và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn kể từ thời điểm ký. Mặc dù ngày lập là yếu tố cốt lõi về thời điểm nghiệp vụ, ngày ký số là bằng chứng kỹ thuật không thể thiếu để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp:

Tuân thủ "Ngày lập": Luôn đảm bảo rằng ngày lập hóa đơn được ghi nhận chính xác theo thời điểm phát sinh giao dịch và các quy định cụ thể của pháp luật thuế cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.
Ký số kịp thời: Từ ngày 01/06/2025, cần đảm bảo việc ký số hóa đơn được thực hiện trong cùng ngày hoặc chậm nhất là ngày kế tiếp so với ngày lập hóa đơn để tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Kiểm tra hệ thống: Đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của bạn hoạt động ổn định, không gây ra độ trễ lớn giữa thời điểm lập và thời điểm ký số, tránh ảnh hưởng đến việc truyền nhận dữ liệu và tuân thủ quy định mới.
Trao đổi với đối tác: Đối với người mua, khi nhận hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau, nên chủ động liên hệ với người bán để xác nhận và đảm bảo rằng hóa đơn đó hợp lệ và được kê khai đúng.

Việc nắm rõ và tuân thủ các quy định về thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Chia sẻ qua:

Đặt dịch vụ

KẾ TOÁN THÀNH KHANG TKC

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ THÀNH KHANG - Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế
VP Hồ Chí Minh: Căn 1.07,(Tầng 1( Trệt)+ Lửng), Tháp B, Chung cư Prosper Plaza, 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
VP Bảo Lộc: 18 Cao Bá Quát, Phường Lộc Phát, Thành Phố Bảo Lộc, Tỉnh Lâm Đồng

Website: www.thanhkhang.vn
Email: ketoanthanhkhang@gmail.com
Fanpage facebook: Kế Toán Thành Khang TKC
Nhóm tư vấn nghiệp vụ qua Zalo TẠI ĐÂY
Nhóm cộng tác viên TKC TẠI ĐÂY

THÀNH KHANG - chất lượng chuyên nghiệp, giải pháp tối ưu!
Đến với THÀNH KHANG quý khách không đi lại, không đợi chờ, được tư vấn và thực hiện tận nơi!